Какие документы запросить у самозанятого для договора
Вы нашли исполнителя-самозанятого и собираетесь заключить с ним договор. Бухгалтер спрашивает, какие документы от него взять, а сам исполнитель говорит, что у него «только приложение». Ниже вы увидите, что запросить до подписания и после оплаты и на что из этого прямо указывает закон о налоге на профессиональный доход.
Коротко
До подписания запросите данные для договора, ИНН и справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог». Статус проверьте по ИНН сами. Возьмите письменное подтверждение, что исполнитель не был вашим работником последние два года. После каждой оплаты берите чек: самозанятый формирует его в приложении и передаёт вам.
Что запросить до подписания
Данные для договора. Запросите фамилию, имя, отчество, паспортные данные, адрес, телефон или почту для связи. Это те же данные, что берут в любом договоре с человеком: по ним видно, с кем вы заключаете договор.
ИНН. У физического лица ИНН состоит из 12 цифр. По нему вы сами проверите статус в сервисе налоговой и сохраните ответ с датой. Как это сделать и что сохранить, разобрано в статье Договор с самозанятым: что проверить до подписания и перед каждой выплатой.
Справка о постановке на учёт. Её самозанятый формирует сам. На сайте налоговой сказано, что справку о постановке на учёт можно сформировать в приложении «Мой налог» и в его веб-версии. Она подписана электронной подписью налоговой службы. Отдельно ходить в налоговую исполнителю не нужно. Справка показывает статус на дату, когда её сформировали. Поэтому перед выплатами статус всё равно проверяют по ИНН.
Банковские реквизиты. Нужен счёт, на который вы будете платить. Удобно, если он открыт на имя самого исполнителя.
Подтверждение, что он не ваш бывший работник. Если заказчик сейчас или недавно был работодателем исполнителя, налог для самозанятых к такой оплате не применяют. Налогом на профессиональный доход не облагается доход «от оказания (выполнения) физическими лицами услуг (работ) по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад» (422-ФЗ, статья 6, часть 2, пункт 8). Проверьте это по своим кадровым документам и попросите исполнителя письменно подтвердить, что последние два года он у вас не работал.
Что получить после оплаты
Чек. Самозанятый обязан «сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику)» (422-ФЗ, статья 14, часть 1). При оплате на счёт чек нужно передать «не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты» (там же, часть 3).
Ваш ИНН в чеке. Если заказчик является организацией или предпринимателем, в чеке должен стоять его ИНН. Сообщить его исполнителю должны вы сами: «Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на покупателя (заказчика)» (статья 14). Впишите свой ИНН в договор.
Акт. Закон о налоге на профессиональный доход акт не требует, зато по нему видно, что работу приняли. Его подписывают по договору, как с любым исполнителем.
Почему статус проверяют не один раз
Самозанятым нельзя оставаться, если доход за год превысил лимит: режим не применяют «налогоплательщики, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 миллиона рублей» (422-ФЗ, статья 4, часть 2, пункт 8). Человек может и сам сняться с учёта. Поэтому справку берут один раз при подписании. Статус по ИНН проверяют перед каждой выплатой, а ответ сохраняют рядом с платёжкой.
Чем поможет ИИПодпись
Проверка самозанятого покажет статус по ИНН одного исполнителя или сразу списка на нужную дату. Ответ можно сохранить вместе с платёжным документом.
Вопросы и ответы
Какие документы нужны от самозанятого для заключения договора?
Нужны данные для договора, ИНН, справка о постановке на учёт из приложения «Мой налог» и банковские реквизиты. Ещё стоит взять письменное подтверждение, что он не был вашим работником последние два года.
Где самозанятый берёт справку о постановке на учёт?
Формирует её сам в приложении «Мой налог» или в его веб-версии. Справка подписана электронной подписью налоговой службы.
Достаточно ли одной справки при подписании?
Нет. Справка показывает статус на день, когда её сформировали. Перед каждой выплатой проверяйте статус по ИНН и сохраняйте ответ.
Когда самозанятый должен прислать чек?
При оплате на счёт он присылает чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Если заказчик - организация или предприниматель, в чеке должен быть его ИНН.
Можно ли заключить договор с самозанятым, который раньше работал у нас?
Если он был вашим работником меньше двух лет назад, его доход по такому договору не облагается налогом на профессиональный доход (422-ФЗ, статья 6). Сначала проверьте даты по кадровым документам.